各部门、各单位：

为进一步加强和规范我校学术交流活动管理，根据《海南热带海洋学院学术交流活动管理办法（修订）》（热海大办〔2025〕109号），现就各单位举办学术会议和教职工外出参加学术会议的事前申报审批事宜明确如下，请严格遵照执行：

一、学术会议申报审批

凡以学校名义举办的学术会议，均须提前履行申报审批手续：

1.自科类学术会议：应于活动开始7个工作日前，填写《海南热带海洋学院举办自然科学类学术会议申请表》，并附相关会议材料，按程序报相关职能部门逐级审批。

2.社科类学术会议：应于活动开始7个工作日前，填写《海南热带海洋学院举办哲学社会科学类论坛、讲坛（座）、研讨会、报告会等活动审批表》，并附相关会议材料，按程序报相关职能部门逐级审批。

3.国际学术会议：应至少于活动开始3个月前，填写《海南热带海洋学院举办（承办）国际会议申报表》，并附相关会议材料，按程序报相关职能部门逐级审批。

二、教职工外出参加学术交流活动报备审批

教职工外出参加学术交流活动，须提前履行报备审批手续，在外出前填写《教职工外出参加学术交流活动报备审批表》，普通教职工经所在单位审核同意后提交科研管理部门备案；中层及以上领导干部须按因公出差审批权限经对应校领导（学校意见栏）审批后，再报科研管理部门备案。备案方式：由学院统一收备案表，于每月最后一个工作日将备案表交至科研管理部门，并将汇总表（电子版）发送至许欣（社科类）、丁梅（自科类）海政通。

三、重要提醒和工作要求

1.自2026年1月1日起，各单位举办学术会议和教职工外出参加学术活动事前申报审批执行情况，与年度末的科研成果业绩核定工作挂钩。未按规定履行事前申报审批程序的，相关科研成果业绩将不予核定。

2.请各单位务必高度重视，认真组织学习《海南热带海洋学院学术交流活动管理办法（修订）》（热海大办〔2025〕109号），确保全体教职工知晓规定，并严格按规定流程办理申报审批，共同维护学术交流活动的规范性和有序性。

附件：教职工外出参加学术交流活动报备审批登记表

科学技术处    人文社科处

2025年12月30日